Prvi korak u pripremi projektnih prijava za realizaciju sufinanciranja iz fondova EU-a identifikacija je optimalnog izvora sredstava i uparivanje s Vašim potrebama i ciljevima.
Za uspješno praćenje svih objava potrebno je imati jasnu ideju o projektu koji se namjerava na taj način financirati. S unaprijed određenim elementima jasno ćete identificirati uklapa li se vaš projekt u najavljeni ili objavljeni javni poziv te odgovara li taj poziv vašim potrebama po pitanju očekivanog i željenog sufinanciranja. Proces početne pripreme projekata sastoji se od dva koraka. To su praćenje javnih poziva i natječaja i preliminarna kontrola prihvatljivosti.
Prvi korak u pripremi projektnih prijava za realizaciju sufinanciranja iz fondova EU-a je utvrđivanje optimalnog izvora sredstava i uspoređivanje s potrebama i ciljevima planiranog projekta. To znači da je potrebno redovito pratiti javne pozive i natječaje objavljene na službenim web stranicama nadležnih tijela (ministarstava, Fondova, agencija) ili portala vezanih uz financiranje projekata (Europski strukturni i investicijski fondovi, Europski fondovi i drugi). Kako bi se osoba zadužena za praćenje mogućih izvora financiranja snalazila u “šumi“ informacija, već smo ranije preporučili praćenje nekoliko portala koji su najčešće i primarni izvori informacija te predstavljaju precizne i točne najave budućih poziva i natječaja, a oni se odnose na: Europski strukturni i investicijski fondovi: www.strukturnifondovi.hr, Središnja agencija za financiranje i ugovaranje: www.safu.hr Fond za zaštitu okoliša i energetsku učinkovitost: http://www.fzoeu.hr/ Europski fondovi: http://europski-fondovi.eu/natjecaji INTERREG EUROPE: http://europski-fondovi.eu/program/interreg-europe INTERREG MED: https://interreg-med.eu/ INTERREG DANUBE: http://www.interreg-danube.eu/calls/calls-for-proposals INTERREG CENTRAL: https://www.interreg-central.eu/Content.Node/discover/programme.html
Osim portala za praćenje objava, prijavitelj projekta mora obraditi pozornost na portale za konačnu prijavu, a to su: eFondovi: https://efondovi.mrrfeu.hr/MISCMS/?op=kk&status=Otvoren i
MIS: https://esif-wf.mrrfeu.hr/
Kako bi se uopće pristupilo prijavi projekta, poželjno je napraviti preliminarno ocjenjivanje odnosno provjeru prihvatljivosti prijavitelja i projekta za poziv/natječaj kako prilikom pisanja ne bi došlo do poteškoća. Prilikom praćenja objava, potrebo je usporediti da li prijavitelj i projekt ispunjavaju osnovne elemente definirane natječajem koje se odnose na provjeru prijavitelja i provjeru projekta.
Provjera prijavitelja odnosi se na to da li je prijavitelj prema natječaju uopće prihvatljiv jer je u natječaju navedeno tko se može prijaviti (jedinica lokane samouprave, udruge, poduzeća i tako dalje). Zatim je potrebno provjeriti da li prijavitelj ispunjava sve uvjete natječaja (da nije bio u gubitku, da je podmirio porezne obveze, da zakonski predstavnici nisu kažnjavani i tako dalje), njegov NKD (da li se djelatnost prijavitelja poklapa s u natječaju prihvatljivim djelatnostima). A ukoliko je prijavitelj poduzeće, iskorištena dodijeljena bespovratna sredstva (vrsta, pokriveni troškovi itd.) u zadnje tri godine iz bilo kojih izvora financiranja, bilo da se radi o nacionalnim, sredstvima EU ili nekim drugim izvorima sredstava. Provjera projekta odnosi se na pitanje da li projekt ispunjava uvjete natječaja i zato treba provjeriti da li projekt ispunjava ciljeve natječaja, indikatore propisane natječajem, uklapa li se troškovno u natječajem propisani raspon minimalnih i maksimalnih troškova, podržava li natječaj aktivnosti koje su zadane u projektu, podržava li natječaj troškove koji su zadani u projektu, uklapa li se terminski plan provedbe projekta u natječajem propisani rok trajanja te da li prema kontrolnoj listi (ukoliko je ima) projekt ostvaruje dovoljno bodova za ostvarivanje sufinanciranja.